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【客户案例】ThoughtWorks 如何通过 Trello 高效进行远程协作与沟通

发表时间:2020-12-25 15:15
想象一下这个现代化的工作场所:企业鼓励团队进行自治和自组织项目。团队受到激励,会更加重视诚信,时刻充满好奇心,努力追求卓越,而且员工们还可以灵活地选择进行远程工作。
不,这不是幻想,这是 ThoughtWorks 7,000 多名员工的现实情况。
“作为一家全球性的公司,我们的客户遍布世界各地,我们通常与不在同一办公室的同事和客户一起工作。自主权和信任感在我们的思想文化中根深蒂固,因此,如果有人必须远程工作,我们相信他们可以进行自我管理,以完成工作。” ThoughtWorks 产品经理 Sumeet Moghe 说。
ThoughtWorks 是一家全球软件咨询公司,其团队和员工遍布全球14个国家和地区的43个办公室。ThoughtWorks 采用混合工作模式运作,这意味着他们拥有分布式的工作团队,团队可以在办公室或通过远程的方式为客户提供创新的软件交付解决方案、服务和产品。ThoughtWorks 团队认为每个项目的目标是确保客户都能获得最好的人才和服务,无论他们的员工在哪里生活和工作。
ThoughtWorks 为自己的敏捷性和强适应性而感到自豪。实际上,他们发明了分布式敏捷的概念!敏捷方法是一套关于如何传达理想和原则的方法论,它可以帮助团队勇于变革,高效响应,从而更快速的创造价值。对于依靠灵活性和迭代来共同完成伟大任务的分布式远程团队而言,这是尤其重要的(特别是当团队不在同一空间或时区时)。凭借强大的指导原则和核心价值、前沿的技术和自适应流程,ThoughtWorks 在其27年的经营历史中磨练了他们作为分布式团队的工作能力。
但是,就像世界上许多组织一样,这种敏捷性在2020年受到考验,COVID-19 在这一年使整个世界陷入混乱。
ThoughtWorks 全球有43个办公室,其中一个位于中国武汉。ThoughtWorks 在中国拥有1,800名员工,仅在武汉就有300名员工,为了保护员工和客户的健康与安全,管理者们必须迅速采取行动。

他们关闭了武汉的办公室,并将员工过渡到100%远程的工作环境中,这期间所遵循的决策和流程成为 ThoughtWorks 整个组织的工作指南。从中国到智利,以及其间的每个家庭办公室,都在使用一个在线协作工具 Trello,正如他们所说,ThoughtWorkers 完全可以依靠 Trello 实现高效远程工作。

以前,我们只是在使用 Trello 非常基础的功能,就像将卡片或便利贴放在墙上一样。现在,我们利用了许多功能,并为使用该工具创造了更丰富的体验。

ANDY YATES

ThoughtWorks TechOps 内部策略主管


一家全球性公司加速进行远程协作的工作方式

ThoughtWorks 是 Trello Enterprise 的大型客户,Trello 使他们能够根据团队、组织和外部不断增长的需求来扩展和优化工作流程,从而改变了内部团队之间以及和客户之间的合作方式。
“全球管理者团队成立了一个特别项目小组,以协调公司如何应对 COVID-19;由于特别项目小组的成员来自不同部门和地区,因此该小组自然而然地通过使用Trello 来协调他们的工作。” ThoughtWorks TechOps 战略主管 Andy Yates 说。
1月21日,ThoughtWorks 在武汉成立了应急小组,负责制定计划,确保ThoughtWorkers 员工和客户的安全。第二天,ThoughtWorks 中国的管理者决定关闭武汉办公室,第二天,政府宣布对武汉进行全市封锁。
ThoughtWorks 武汉办公室的管理者和应急团队依靠分布式敏捷交付的经验,在充满确定性的环境下快速做出明智的决策,让员工平稳转向远程工作模式。现在,该组织依靠 Trello 来准备和协调计划,安全地重新开放世界各地的办公室。
随着整个组织在很短的时间内转移到100%的远程工作环境中,他们对 Trello 的使用呈现出全新的形式。从历史上看,ThoughtWorkers 最初将 Trello 用于内部项目以及与客户之间的任务管理和项目管理。
“我们曾经拥有自己的项目管理工具,” Andy Yates 解释说。“但最后我们决定放弃自研,当我们开始寻找项目管理工具时,我们发现大多数团队正在用 Trello 管理其他项目。而且人们普遍认为 Trello 是正确的选择,因此我们决定让全公司正式使用该工具。”

为什么选择 Trello 作为沟通与协作工具?

作为 TechOps 的战略负责人,Andy 的核心职责之一是与 ThoughtWorks 的产品负责人Marina Rodrigues Moschetta,Sumeet Moghe 等其他利益相关者评估整个组织中工具和技术的使用。
“我们拥有一种鼓励探索的文化,因此人们一直在寻找下一个最好的工具和合作方式,”Andy 说。

这在日常工作中是什么意思呢?Andy 和他的团队每天至少会收到五个请求,以审查来自数千名员工和数百个客户的工具使用情况和提供的选项。这些工作全部由 Trello 管理,并允许 Andy 和他的团队与该过程中的其他部门(例如法律和财务部门)进行协调和沟通。

无论有人在办公室,在家中工作还是与客户在现场工作,每个人都可以通过 Trello 共享上下文信息。

SUMEET MOGHE

ThoughtWorks 产品经理

总体而言,ThoughtWorks 使用一套标准工具,例如 Trello,Zoom,Mural 和 GoogleWorkspace,因此每个人都有一个共同的协作和交流起点。将 Trello 作为该技术堆栈的核心部分,ThoughtWorkers 以各种方式充分运用 Trello 进行高效管理。  
通过企业计划,他们就可以使用 Butler 创建无限的团队,面板,插件和本地任务自动化。这些强大的功能使任何人都可以轻松启动项目并在 Trello 中进行协作。Trello 可以在几秒钟内创建面板,用户可以开始规划任何具有完整结构的项目,以此来组织和确定优先次序并采取行动。该工具的易用性和灵活性使 ThoughtWorkers 能够更轻松地进行自组织和自我管理。此外,Trello Enterprise 还提供集中的仪表板体验,使管理员可以实时轻松地管理权限和用户。
“我们以前以非常基本的方式使用 Trello,就像将卡片或便利贴贴在墙上一样。现在,我们利用了许多功能,并为使用该工具创造了更丰富的体验。” Andy 解释说。  
ThoughtWorkers 使用 Trello 的最常见的方式之一是进行内部和客户项目管理。
在规划项目的面对面会议中,无论是在 ThoughtWorks 办公室还是在客户办公室现场,最终结果都是一堆墙上的物理卡片或在白板上书写的几个想法。由于他们的团队喜欢这种集体讨论和合作的方式,因此当他们都开始远程工作时,他们需要一个数字解决方案。

Trello 变成了供其团队使用的线上白板和工作区,以绘制项目计划,任务和时间表,然后轻松地分配所有者,并为完成工作所需的内容提供附加的上下文。

“即使我们回到实体办公室,也不太可能重新使用实体的白板。现在,公司中的许多人都了解在线协作的价值以及如何使其成为一种体现包容性的体验。无论有人在办公室,在家中工作还是与客户在现场工作,每个人都可以通过 Trello 共享上下文和信息。” Sumeet Moghe 解释道。

例如,Sumeet 主导策划了一项活动 —— Converge 计划。当然,对于 COVID-19,他们必须调整计划并在线举办活动。Zoom 是举办在线活动的选择,而 Trello 是计划活动的选择。他们的活动板是看板风格的,有列表来跟踪进度和任务的完成情况。看板是一种用于可视化工作,控制正在进行的工作并将效率最大化的方法。这是一个不断改进工作流程和质量的过程。看板是允许广泛定制的框架,Trello 的界面和功能允许团队可视化这种灵活性,并轻松适应任何变化。
thoughtworks event management board.png

他们使用“日历”功能清楚地了解任务的到期时间。标签用于标识任务的类别(例如,“沟通情况”,“演讲嘉宾”或“注册情况”)。面板是活动团队的中心枢纽,可进行远程协调,协作和沟通,以确保线上活动顺利进行。从市场营销到演讲嘉宾协调,在策划一项活动时需要考虑几个环节,Sumeet 和他的团队发现 Trello 是最直观的可以进行高效管理的工具。

“我喜欢 Trello 的灵活性。无论是什么项目,它都可以针对项目需求进行定制化。您可以选择适合自己的方式和流程。” Sumeet 说。

通过 Trello 促进团结

当 ThoughtWorks 的所有办公室都关闭了,所有地区的团队都迅速创造了新的保持联系的方式并在线模拟办公室的体验。他们一直是一家分布式公司,但是您如何在虚拟世界中引入新的团队成员或将人们聚在一起喝咖啡或吃生日蛋糕?

ThoughtWorkers创造了一个解决方案。而且再一次,他们是在Trello中找到了答案。

Trello 成为社交场所。例如,巴西的团队正在使用 Trello 面板来记录和追踪团队成员的生日,这样当他们身体无法团聚时,他们就可以庆祝并创造这种团聚感。

MARINA RODRIGUES Moschetta

ThoughtWorks 产品负责人

除了生日和庆祝活动,ThoughtWorks 还使用 Trello 来共享其它多个地区组织中正在发生的事情。每个人都可以访问面板,从而提高了透明度和包容性。

人力资源和招聘团队还成功地将其流程转换为 Trello 中的数字工作流。即使该组织在2020年初开始转向100%远程模式,他们仍在聘用新员工,并在 Trello 中管理流程。

入职面板,被称为第一年经验(FYE),用于欢迎新员工,并向他们提供所需了解的信息和背景,以帮助他们了解团队中的成员以及他们将要从事的项目的工作情况。此面板上有各种可供参考信息和可操作的列表。“面板概况”列表共享有关如何使用该面板,对新员工的第一年期望以及资源链接的信息。下一个列表是“第1周检查清单”,用于将新员工入职并为他们分配任务,以便他们开始在 ThoughtWorks 的工作。列表中的每张卡都是一个待办事项,高级检查表用于根据每个任务的需要提供详细的信息。还有“正在进行的活动”和“目标”的列表。  

thoughtworks onboading board (1).png

除了其核心职责和项目,ThoughtWorkers 还将与不同地区的其他团队成员在内部项目上进行合作。他们使用 Trello 共同完成这些与兴趣和激情相关的内部项目。随着越来越多的员工开始远程工作,Trello 的使用也随之有所增加,因为它为在线协作和沟通提供更直观的界面。
“我们的目标是使人们更容易地去做正确的事。Trello 为我们提供了一个灵活的协作框架,不必拘泥于其他任何流程、项目或团队,我们可以轻松根据具体需求进行定制。” Andy 说。

协作的未来

即使在办公室安全开放的情况下,ThoughtWorks 依然在继续使用混合工作模式,ThoughtWorks 希望员工能够一直通过好的工具进行高效协作、创新和交流。  
当团队拥有自管理和自组织的支持、工具与信任时,他们可以创造出令人惊奇的事物。即使对于一家已经将远程工作流程磨练了20多年的公司而言,ThoughtWorks 还是会发现新颖的创新方式,通过使用在线协作工具来保持高效合作、为客户提供优质服务并让团队感受到团结与归属感。
无论 ThoughtWorks 的团队是返回办公室还是留在家里,有一件事都将保持不变,那就是Trello 将成为 ThoughtWorkers 世界各地办公室的线上工作区。


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